Privacy Policy

1. Algemeen – waarvoor dient deze privacy policy?

1.1. De website beschikbaar op het adres www.leeward.be (hierna: de “Website”) wordt uitgebaat door en is eigendom van BVBA Leeward, met ondernemingsnummer 0871.355.057 en met maatschappelijke zetel te 8200 Brugge, Diksmuidse Heerweg 126 (hierna ook: “Verwerkingsverantwoordelijke”, “wij” of “ons”).

1.2. Deze privacy policy beoogt u te informeren over de verwerking van uw persoonsgegevens op of via de Website. Deze privacy policy beoogt een behoorlijke en transparante verwerking van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Wij raden u ten stelligste aan deze privacy policy zorgvuldig door te nemen.

1.3. Deze privacy policy is enkel van toepassing op de verwerking van uw persoonsgegevens op of via de Website door Verwerkingsverantwoordelijke en/of door verwerkers (bv. externe dienstverleners of onderaannemers) die in onze opdracht uw persoonsgegevens verwerken en daartoe met ons een verwerkersovereenkomst hebben gesloten.

Deze privacy policy dekt verder op geen enkele wijze het privacybeleid van andere websites of applicaties waarnaar via (zelfs toegestane) hyperlinks op de Website wordt verwezen of van ondernemingen of entiteiten die adverteren in onze diensten.

1.4. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Als verwerkingsverantwoordelijke treffen wij alle passende technische en organisatorische maatregelen opdat de verwerking in overeenstemming zou zijn met de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 (hierna: “GDPR”). Onze aangestelden of medewerkers die toegang hebben tot uw persoonsgegevens hebben evenzeer de verplichting de GDPR na te leven.

1.5. Deze privacy policy wordt elektronisch aan u ter beschikking gesteld en is te allen tijde te raadplegen onder de rubriek ‘Privacy Policy’ op de Website. In geval van verzoeken of bijkomende vragen kunt u steeds een e-mail richten aan: info@leeward.be. Wij zullen u uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek of vraag informeren over het gevolg dat eraan is gegeven.

1.6. Verwerkingsverantwoordelijke behoudt zich het recht voor om deze privacy policy op elk moment te wijzigen. Deze privacy policy werd het laatst gewijzigd op 7 juni 2018.

1.7. Wij dienen u er op te wijzen dat voor het uploaden of plaatsen op de Website van informatie met betrekking tot andere personen u steeds de uitdrukkelijke toestemming van de betrokken perso(o)n(en) moet hebben.

2. Wie zijn wij en hoe kunt ons contacteren?

Rechtsvorm: Besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid
Vennootschapsnaam: Leeward
Handelsnaam: Leeward
Maatschappelijke zetel: Diksmuidse Heerweg 126, 8200 Brugge
BTW-nummer: BE08.7135.5057
Telefoonnummer: 050 393 555
E-mail: info@leeward.be
Hyperlink(s) Website: www.leeward.be

3. Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens die door u op of via de Website worden meegedeeld enkel:

  • ­ ter behartiging van de vitale belangen van u of van een andere natuurlijke persoon;
  • ter afhandeling van uw (gebeurlijke) betalingen;
  • om u te kunnen contacteren indien nodig ter uitvoering van onze dienstverlening, uw eventuele vragen te kunnen verwerken en beantwoorden en u de nodige inlichtingen te verschaffen over ons en onze diensten;
  • om u te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten;
  • om (diensten)overeenkomsten te sluiten met u en uit te voeren. Deze kunnen onder meer betrekking hebben op adviesverlening, bijstand bij bemiddeling, bijstand bij een onderhandeling, bijstand bij een procedure en optreden als (bijzonder) lasthebber;
  • om het leveren van onze diensten mogelijk te maken;
  • om onze dienstverlening en expertise te optimaliseren door het verzamelen van casuistiek;
  • wanneer wij hier wettelijk toe verplicht zijn;
  • om de inhoud van onze website te optimaliseren;
  • binnen het onderhoud van de klantenrelatie, en om u later eventueel te contacteren voor directe marketingdoeleinden;
  • voor onze eigen financiële administratie, facturatie en boekhouding.

De verwerking van uw persoonsgegevens, al dan niet op of via de Website, maakt niet het voorwerp uit van geautomatiseerde individuele besluitvorming noch van profilering. Profilering is elke vorm van geautomatiseerde verwerking, waarbij aan de hand van uw persoonsgegevens bepaalde persoonlijke aspecten worden geëvalueerd, met name met de bedoeling uw beroepsprestaties, economische situatie, gezondheid, persoonlijke voorkeuren, interesses, betrouwbaarheid, gedrag, locatie of verplaatsingen te analyseren of te voorspellen.

4. Wat is de rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

4.1. Wij verwerken uw persoonsgegevens indien:

  • ­dit noodzakelijk is voor het sluiten en/of uitvoeren van (diensten)overeenkomsten met u of om op uw verzoek bepaalde maatregelen te nemen of handelingen te stellen voor het sluiten en/of uitvoeren van dergelijke overeenkomsten;
  • u uw toestemming hiervoor hebt gegeven;
  • dit noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Leeward of van een derde, tenzij uw belangen of rechten inzake bescherming van persoonsgegevens zwaarder zouden wegen dan onze belangen; of
  • dit een wettelijke verplichting is.

4.2. In ieder geval, vanaf het moment dat u zich akkoord heeft verklaard met onze privacy policy geeft u ons de vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken en gaat u uitdrukkelijk akkoord met de wijze waarop deze worden verwerkt zoals bepaald in deze privacy policy.

5. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

5.1. Via de Website verwerken wij enkel volgende persoonsgegevens van u: uw naam, voornaam, telefoonnummer, e-mailadres en eventuele andere persoonsgegevens die u zelf opgeeft in het contactformulier op de Website.

Deze persoonsgegevens worden enkel verwerkt voor zover u deze aan ons verstrekt (al dan niet via de Website). De verwerking ervan is evenwel noodzakelijk voor de doeleinden zoals bepaald in artikel 3 hierboven.

5.2. In het kader van het sluiten en/of de uitvoering van (diensten)overeenkomsten met u, verwerken wij (alle of een gedeelte van) volgende (persoons)gegevens:

  • van natuurlijke personen: naam, voornaam, telefoonnummer, faxnummer, e-mailadres, geboortedatum, geboorteplaats, ondernemingsnummer, rijksregisternummer of paspoortnummer, domicilieadres en eventueel verblijfsadres, beroep, gebruikelijk rekeningnummer, kopie van identiteitskaart of paspoort (voor- en achterzijde), kopie van KBO inschrijving, alsook alle of een gedeelte van voormelde (persoons)gegevens van eventuele lasthebber(s) van deze natuurlijke personen;
  • van rechtspersonen: rechtsvorm, vennootschapsnaam, handelsnaam, maatschappelijke zetel, uitbatingszetel, KBO nummer, BTW nummer, telefoonnummer, faxnummer, e-mailadres, kopie van oprichtingsakte en/of (gecoördineerde) statuten, gebruikelijk reke-ningnummer, alsook alle of een gedeelte van voormelde (persoons)gegevens van be-stuurders en/of aandeelhouders en/of begunstigden en/of hoofdcontactperso(o)n(en) en/of eventuele andere lasthebber(s) van deze rechtspersonen;

5.3. Wij verwerken tevens gerechtelijke en/of strafrechtelijke gegevens in zoverre dit noodzakelijk is voor de verdediging van uw belangen als cliënt en/of noodzakelijk voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een (rechts)vordering.

5.4. Wij verwerken onder meer ook volgende gegevens: apparaatgegevens, logbestandsgegevens zoals het IP-adres, browser en besturingssysteem, de externe website die u heeft doorverwe-zen en de door u bezochte pagina’s op de Website (en de datum en tijd van de door u be-zochte pagina’s). Deze gegevens worden automatisch, enkel voor statistische doeleinden en met oog op verdere verbetering van de Website van Leeward verwerkt.

5.5. De verwerking van bovenvermelde (persoons)gegevens is noodzakelijk voor de doeleinden zoals bepaald in artikel 3 hierboven.

6. Wie ontvangt en/of verwerkt uw persoonsgegevens nog (naast Verwerkings-verantwoordelijke)?

Uw persoonsgegevens worden in opdracht van ons o.m. ook verwerkt door onze IT leveran-cier. Deze verwerking wordt geregeld in een verwerkersovereenkomst die wij met hen hebben gesloten.

De volgende (categorieën van) ondernemingen, instellingen of entiteiten kunnen uw per-soonsgegevens ontvangen en/of verwerken (al dan niet als verwerker in opdracht van ons of op onze instructie):

  • de IT provider(s) van Leeward in het kader van beheer, onderhoud, ondersteuning en hosting van de Website en de IT infrastructuur van Leeward;
  • onze boekhouder(s) en/of accountant(s);
  • onze verzekeringsmakelaar(s) en/of verzekeraar(s) ;
  • de individuele advocaten (met inbegrip van vennoten, medewerkers en stagiairs (en hun eventuele vennootschappen)) van Leeward.
  • Externe advocaten of vervangers die in onderaanneming diensten verlenen aan (de advocaten van) Leeward of waar Leeward mee samenwerkt;
  • Gerechtsdeurwaarders, notarissen, accountants, revisoren, gerechtsdeskundigen en stafhouders;
    ­ De instellingen en bepaalde online diensten verbonden aan het beroep van advocaat;
  • Andere onderaannemers, leveranciers, externe dienstverleners van Leeward of waar Leeward mee samenwerkt zoals o.a. (beëdigd) vertalers.

7. Waar, hoe en hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

7.1. Uw persoonsgegevens worden opgeslagen op een beveiligde server gelegen te België.

7.2. Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk om de in artikel 4 be-paalde doeleinden te bereiken. In dit opzicht kunnen wij uw persoonsgegevens dus nog enige tijd bewaren. In ieder geval is Leeward conform artikel 2276bis van het Burgerlijk Wetboek ont-last van haar beroepsaansprakelijkheid en niet meer verantwoordelijk voor bewaring van stuk-ken vijf jaar na het beëindigen van haar taak. In die zin is Leeward genoodzaakt uw persoons-gegevens minstens vijf javar na de beëindiging van haar taak bij te houden.

8. Wat zijn uw rechten?

8.1. U hebt het recht op informatie omtrent de modaliteiten van de verwerking van uw persoons-gegevens. Dit wordt u meegedeeld via deze privacy policy.

U hebt het recht om ons te verzoeken om:

  • inzage van uw persoonsgegevens.

Indien u om bijkomende kopieën verzoekt, kan Leeward u hiervoor een redelijke vergoeding aanrekenen als administratieve kost.

  • verbetering van uw persoonsgegevens;
  • verwijdering van uw persoonsgegevens, tenzij de verwerking ervan nodig is:
    - voor het uitoefenen van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie;
    - voor het nakomen van een wettelijke verplichting van Leeward, zoals haar ver-plichting om dossiers en gegevens van u vijf jaar te bewaren in het kader van de beroepsaansprakelijkheid van advocaten (artikel 2276bis Burgerlijk Wetboek);
    - voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een (rechts)vordering.
  • beperking van de verwerking die op u betrekking heeft.

8.2. U hebt het recht om tegen de verwerking van uw persoonsgegevens bezwaar te maken. U kunt te allen tijde en kosteloos bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgege-vens voor direct marketing.

8.3. U hebt het recht op overdracht van uw persoonsgegevens aan een andere verwerkingsverant-woordelijke. Zo kan u ons verzoeken uw dossier rechtstreeks te bezorgen aan uw advocaat die Leeward opvolgt.

8.4. Indien de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op uw toestemming (zie artikel 4 hierboven), hebt u het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken. Het intrekken van uw toestemming werkt echter niet retroactief en laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van uw toestemming vóór de intrekking daarvan onverlet.

8.5. U hebt het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. In geval van een klacht kunt u ons contacteren op info@leeward.be.

8.6. De uitoefening van uw rechten, zoals hierboven uiteengezet, is afhankelijk van de vereisten en voorwaarden zoals bepaald in de AVG.

8.7. Voor de uitoefening van bovenstaande rechten kunt u eenvoudigweg een verzoek richten aan Leeward op info@leeward.be waarbij u zich afdoende dient te identificeren.

Wanneer Leeward redenen heeft om te twijfelen aan uw identiteit, mag zij u om aanvullende informatie vragen die nodig is ter bevestiging van uw identiteit. Doorgaans zal Leeward een kopie van uw identiteitskaart vragen om te verifiëren wie effectief een verzoek indient.

9. Wat zijn onze verplichtingen?

9.1. Wij treffen alle passende maatregelen om een beveiligingsniveau te waarborgen die is afgestemd op de risico’s voor en bij de bescherming van uw persoonsgegevens.

9.2. Wij houden een verwerkingsregister bij waarin ook de (categorie van) verwerking van uw persoonsgegevens wordt beschreven.

9.3. Wij werken mee met de bevoegde privacy autoriteiten (op hun verzoek).

9.4. Wij zullen, waar nodig en/of verplicht, beveiligingsincidenten of datalekken (met inbegrip van onrechtmatige verwerking, verlies, onbeschikbaarheid, vernietiging, beschadiging of niet toegelaten verspreiding van uw persoonsgegevens) onmiddellijk aan de Privacycommissie/Gegevensbeschermingsautoriteit melden en dit uiterlijk 72 uur na kennisname daarvan.

In geval dergelijke inbreuk waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor uw rechten, en onder de voorwaarden zoals bepaald in de GDPR, zullen wij dit ook melden aan u.

In geval u op enigerlei wijze kennis zou krijgen van dergelijke inbreuk in verband met uw persoonsgegevens of deze van anderen, kunt u ons contacteren op het e-mailadres info@leeward.be.

(De advocaten van) Leeward zijn niet verplicht om een Data Protection Officer (“functionaris voor de gegevensbescherming”) aan te stellen noch om Data Protection Impact Assessments (“gegevensbeschermingseffectbeoordelingen”) uit te voeren. De verwerking van persoonsgegevens door een individuele advocaat kan immers niet als een grootschalige verwerking worden beschouwd (zie overweging 91 van de AVG).

10. Cookies

10.1. Op de Website wordt gebruik gemaakt van ‘cookies’ met oog op verbetering van de gebruikerservaring en voor de verzameling van statistieken onder de bezoekers van De Website. Cookies zijn kleine gegevensbestanden die door de browser op uw computer worden opgeslagen wanneer u een website raadpleegt en vergemakkelijken de interactie tussen de bezoeker en de Website. Cookies bevatten geen persoonsgegevens.

10.2. Vanaf het moment dat u zich akkoord heeft verklaard met onze privacy policy geeft u ons de vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige toestemming gebruik te maken van cookies op de Website.

Op de Website worden de volgende soorten cookies gebruikt:

  • Tijdelijke cookies: deze cookies worden gewist van zodra u uw browser afsluit en zijn onmisbaar om u op de Website te laten navigeren.
  • Permanente cookies: deze cookies worden gebruikt om informatie aan de webserver van Leeward door te geven telkens iemand de Website bezoekt en blijven langer op uw computer opgeslagen. Deze cookies worden geactiveerd telkens u de Website bezoekt.
  • Functionele cookies: deze cookies worden gebruikt teneinde de Website op behoorlijke wijze te laten functioneren.
  • Niet-functionele cookies: deze cookies kunnen worden gebruikt voor onder meer statistische doeleinden.

10.3. U hebt het recht zich op verzoek en kosteloos te verzetten tegen het eerder toegestane gebruik van bovenvermelde cookies. U kunt dit verzoek op elk moment richten aan info@leeward.be.

10.4. De Website maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. (“Google”). Google Analytics maakt gebruik van cookies om de Website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door het cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van de Website (met inbegrip van uw IP-adres) wordt over-gebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe u de Website gebruikt, rapporten over de websiteactiviteit op te stellen voor website-exploitanten en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website activiteit en internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden ver-schaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal uw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt.

10.5. Het gebruik van cookies kan worden uitgeschakeld via uw computer of ander apparaat (instellingen van uw webbrowser). Het is echter mogelijk dat de Website hierdoor niet meer correct functioneert.